Dokümantasyon Birimi

Okullarımızın tüm evrak giriş – çıkış kayıtları ve takibi, kurum içi ve diğer kurumlarla (kurum dışı) yapılan yazışmaların hazırlanıp gönderilme işlemleri yapılır. Bağlı olduğumuz Çankaya İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ile her türlü iletişim ve yazışma, birimimiz tarafından yerine getirilir. Kurum e-mailimiz olan ayseabla@ayseabla.k12.tr adresine gelen e-mailler birimimiz tarafından takip edilir.

Birimde ayrıca kuruma yeni başlayan personelin atama işlemleri, aday öğretmenlerin stajyerlikleri boyunca yapılan işlemler, asil atama ve özlük dosyası oluşturma işlemlerinin MEBBİS (Milli Eğitim Bakanlığı Bilişim Sistemleri) üzerinden veri girişleri yapılır. Bütün bu evraklara ait dosyalama ve arşivleme işlemleri Milli Eğitim Bakanlığının okullar için uyguladığı desimal dosyalama sistemine göre gerçekleştirilir. Okullarımızın tüm fotokopi ve öğretmenlere ait yazıcı –çıktı, fotokopi  işlemleri de 3 bilgisayar, iki siyah, 1 renkli fotokopi makinesi ile bu birimde yapılır.

Birim çalışanları, okullarımızın diğer idari birimlerine ihtiyaç konusuna göre destek verirler. Tüm görevlerini, okullarımızın mevcut kalite dokümantasyonunda yer alan prosedürler, iş akış şemaları ve kendilerine verilen görev tanımlarına göre sistemli bir şekilde yürütürler.

Ön Büro – Santral

Okul binamıza ana kapıdan girdiğinizde, ön büroda görevli arkadaşlarımız sizi karşılar. Ulaşmak istediğiniz birim ya da kişilerle görüşmeniz, görevliler tarafından en kısa sürede sağlanır.

Telefonla okula ulaştığınızda da aynı düzen içinde bilgilenmeniz sağlanır.

Ayrıca; öğretim yılı başında, Okul Yönetimi tarafından, öğretmenlerin ders programlarına göre hazırlanan “öğretmen-veli görüşme” planlamalarına uygun randevu verme ve görüşme için yönlendirme “Ön Büro – Santral” birimi tarafından sağlanır.